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科学网如何借助PPT作好你的报告

来源:澳门美高梅作者:澳门美高梅日期:2020-08-08阅读

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[博主按:本文是本博主(马臻)写的,已发《中国研究生》2020年第7期。]

读研期间,研究生需要作很多场报告——在课堂上,你要讲PPT,接受任课老师的考核;在课题组,你要作文献阅读报告,并汇报自己的研究进展;在院系,你要参加开题报告、中期考核、毕业论文答辩;在校外参加学术会议,你要作学术报告。今后走上工作岗位后,你还是有机会在PPT的辅助下,作述职报告或者向客户介绍你们公司的产品。作报告,是一种重要的职业生存技能。

在报告过程中,我们要把自己想讲的内容说清楚,让听众听懂,以达到最佳表现效果。为此,要注重报告的结构PPT设计现场表现这些都离不开充分的准备

报告的结构

在组会上,学生往往只是汇报自己近期的实验结果,而不介绍研究背景。这是因为,导师已经很熟悉研究背景,或者学生在前期组会上已经介绍过研究背景。但在作正式报告时,还得把20%的讲解时间放在“龙头”和“凤尾”。

“龙头”就是背景介绍。它把一个具体的研究放在合适的“上下文”中,还能证明开展这个研究的合理性。“龙头”的基本套路是:首先介绍具体研究所处的研究领域,说明该领域的重要性;其次,简介这个领域的脉络,举出典型的文献例子;再次,说虽然别人开展了很多研究,但还有什么没有做;最后,简短指出——针对文献中的缺漏,你做了什么。“龙头”遵循“倒金字塔”结构,从宽广到具体。

报告的“猪肚”约占讲解时间的80%。如果是讲解一个研究工作,那么你可以把“猪肚”分为实验方法和实验结果两部分。另一种情况是讲解几个研究工作。如果这几个研究工作采用类似的实验方法,那么你可以先简述实验方法,再逐一讲解几个研究工作。而如果这几个研究工作的实验方法有较大差别,那么你可以把“猪肚”分为几个小部分,在每个小部分先简述实验方法,再介绍实验结果。

报告的“凤尾”比“龙头”更简短,但“凤尾”能给听众一种意犹未尽的感觉。大多数听众听完你的报告,都记不住你的实验细节和实验数据,因而你需要给他们一些“能够带回家的信息”。在报告的结尾部分,你需要总结出几个要点,简述这个研究工作的意义、局限性,并指出后续研究思路。“凤尾”遵循“倒金字塔”结构,从具体到宽广。

总之,报告的思路要清晰,要讲清楚研究背景、研究思路、研究结果及其重要性。

PPT设计制作的技术

作报告不能“想到哪儿就说到哪儿”,而要借助精心设计的PPT设定报告的内容和进程,提升表达效果。PPT设计的总体原则是一目了然,就是让听众看一眼PPT就知道大致意思。

PPT设计的第一要求是图文并茂。不能在页面上堆满文字,而要把一段文字转化为几个简短的要点,逐条列出,甚至用图来表达文字信息。但是,页面上不能只有孤零零的一张图,而要在图的旁边或者以小标题的形式在页面配以简短的注解。

有些学生喜欢在页面上展示表格,以显示自己做实验的“工作量”,但听众可能会迷失在一堆数据中,不清楚这个表格能引出什么科学结论。你要学会把表格里的关键信息用图来表示,显示数据变化的趋势。至少要用红框或者红色的下划线把表格中的关键信息强调出来,并配上简单的文字注解,让听众能抓住要点。

PPT设计的第二要求是逻辑清晰。比如:你用一种新方法制备了一种材料,在报告的开头,你说别人用了几种方法制备这种材料,这些方法各自有哪些“变种”。于是,你可以像中学语文老师写板书那样,用几个大括号,把这些方法进行分类。除了表示“分类”,PPT页面还可以表示流程、因果、对比等逻辑关系。比如:在研究中遇到什么问题、你采取了什么方法、最终得到什么结果,这就是一种逻辑关系。